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Le jour du départ



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Une foule de paramètres interviennent dans le bon déroulement d’un voyage. Voici quelques points qui, s’ils sont bien gérés, mettront des atouts de votre côté.

Utilisez la méthode appliquée par tous les pilotes d’avion depuis les premiers âges de l’aviation : la check-list. Une fois encore, juste avant le départ, vérifiez point après point, à l’aide d’une liste très détaillée que vous aurez établie tout au long de votre période de préparation, que vous n’oubliez rien.

Essayez d’arriver en premier sur les lieux du rendez-vous pour le départ. Psychologiquement, cette phase d’accueil — partager avec eux un peu de cette agréable anxiété précédant le départ — est importante et contribuera à souder les liens avec vos élèves.

Au moment du départ, pensez à relever les numéros de série et les dates d’émission, voire à faire des photocopies des pièces d’identité des élèves. En cas de perte, vous aurez des arguments supplémentaires à la frontière.

Formez une équipe soudée avec les autres accompagnateurs. Répartissez-vous clairement les tâches et veillez à ce que les informations circulent facilement et régulièrement au sein de cette équipe et soient, le cas échéant, bien relayées auprès des élèves. Soyez très clair sur les heures et lieux de rendez-vous, à commencer par le départ. Prévoyez toujours une solution de rechange ou de repli.

A l’aéroport, pour l’enregistrement du vol, centralisez les billets, les pièces d’identité et les cartes d’embarquement. Encadrez bien le groupe pour le passage de la douane. Faites la chasse aux canifs et autres objets tranchants qui seraient confisqués par les services de sécurité lors du passage des bagages à main aux rayons X. Ces objets doivent être rangés dans les bagages de soute. A l’arrivée, collectez tous vos bagages avant de passer la douane tous ensemble. Si vous avez pris la précaution d’accrocher un signe distinctif à chacun des sacs de votre groupe — un gros pompon rouge, par exemple — vous gagnerez un temps précieux pour les reconnaître.

Essayez d’apprécier au plus juste l’inertie normale due au groupe, tout en évitant les attentes prolongées et les hésitations entre les visites, toujours sources de démotivation et de chahut. Avant chaque grand mouvement, rassemblez vos ouailles et expliquez-leur clairement la suite immédiate du programme et ce que vous attendez de chacun. Un groupe, quel qu’il soit, doit avoir un leader affirmé : une main de fer dans un gant de velours est une expression qui s’applique parfaitement ici.

Lorsque vous faites de longs trajets en autocar, pensez à faire une pause avant de vous engouffrer dans un musée pour vous y livrer à une matinée studieuse. Vous y gagnerez une attention plus soutenue.

Lorsque l’un des accompagnateurs ou vous-même faites une dépense pour le compte du groupe, demandez systématiquement un reçu, surtout s’il s’agit d’un paiement en espèces. Cela vous permettra de suivre plus facilement votre budget et vous donnera une preuve en cas de contestation ultérieure.

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