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Comment trouver l'argent pour organiser le voyage?



Les ressources pouvant contribuer à financer l'organisation d'un voyage scolaire sont essentiellement de trois ordres: institutionnel, familial et extérieur.

Les ressources institutionnelles

Elles proviennent de collectivités qui versent leurs financements directement à l’établissement qui décide de leur affectation. Avant tout, il est donc essentiel de rencontrer et de sensibiliser le chef d’établissement ou l’agent comptable à votre projet et de recenser les possibilités de cette nature. Il est probable que l’on vous soutiendra plus facilement si vous présentez un projet pédagogique solide et intéressant plutôt qu’une simple sortie de détente.

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L’apport familial

Il semble le plus facile à obtenir. Mais cela n’est vrai que pour quelques établissements dont les élèves sont issus de milieux favorisés. Dans la pratique, un grand nombre de voyages sont organisés pour un niveau de classe. On constate que les participants sont issus de plusieurs classes différentes. Ce sont les élèves dont les parents peuvent payer… Pourtant, pour que le voyage soit exploité au mieux, l’idéal est de le faire avec une seule classe entière. Pour des raisons faciles à comprendre, il n’est ni possible ni souhaitable d’appliquer ici le principe en vigueur aux péages d’autoroute, selon lequel c’est l’usager et lui seul qui paie, sous peine d’écarter systématiquement du voyage les enfants issus de familles défavorisées. Le voyage scolaire peut justement être un moyen, pour des enfants moins privilégiés, de s’affranchir de limites pénalisantes. A défaut de pouvoir renoncer totalement à l’apport familial, il serait intéressant de pouvoir le moduler en fonction des ressources des parents. L’expérience prouve que c’est un domaine où il est nécessaire de faire preuve de beaucoup de tact. Impossible de donner une recette. Il appartiendra à chacun d’explorer son propre environnement, notamment en engageant des fonds sociaux qui évitent d’avoir à nommer les familles.

Les ressources extérieures

Elles apparaissent rapidement comme l’élément clé de la faisabilité d’un voyage, surtout s’il s’agit de poursuivre un objectif de qualité. Même si l’autofinancement total du voyage est rarement atteint, il est possible, en faisant preuve d’imagination, de persévérance et d’ardeur au travail, de collecter des sommes fort rondelettes.

L’organisation de fêtes et de kermesses, le partenariat et le mécénat d’entreprise figurent parmi les opérations les plus intéressantes. Une bonne idée consiste à mettre à contribution des parents d’élèves bénévoles dont les compétences professionnelles peuvent être des atouts précieux. Il n’est pas rare de pouvoir thésauriser plusieurs dizaines de milliers de francs en combinant ces différents types d’action tout au long de l’année scolaire. Du même coup, la part restant à la charge des parents sera considérablement réduite et vous n’aurez pas besoin de faire de concessions quant à la qualité pédagogique de votre voyage.

Prévisionnel pratique

Avant d’aller plus loin, voici une suggestion qui peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous éviter bien des incertitudes : servez-vous de votre micro-ordinateur avec un traitement de texte et surtout un tableur. Si vous n’êtes pas familier de ce genre de logiciel, il y a probablement dans votre entourage un collègue ou un ami qui aura ce qu’il faut et qui sera ravi de concevoir avec vous la feuille de calcul de votre prévisionnel. Faites-y figurer tous les éléments de votre voyage susceptibles de générer un coût avec, en parallèle les tarifs correspondants. Vous pourrez ensuite, non seulement connaître le prévisionnel de façon instantanée, mais surtout, faire des simulations selon le nombre d’élèves, les options possibles et finalement arrêter vos choix en toute connaissance de cause.

Un peu de temps est certes nécessaire pour établir votre feuille de calcul, mais croyez-en une longue expérience d’organisateur de voyages à l’étranger, le jeu en vaut largement la chandelle : le cours de la livre vient-il à changer en cours d’année ? On entre la nouvelle valeur dans une seule case et tous les calculs sont refaits instantanément ! Voulez-vous faire un suivi précis et régulier des rentrées d’argent, des versements des élèves ou des partenaires extérieurs, moduler la participation de certains parents particulièrement défavorisés ? Rien de plus facile, il suffit de prévoir les cases correspondantes avec quelques formules simples. Plus tard, à mesure que vous disposerez de prix précis, l’ordinateur recalculera instantanément la nouvelle situation.

Gestion de la cagnotte

Attention : ne faites jamais transiter l’argent collecté pour le voyage — produits de la vente de croissants, partenariats d’entreprise ou même contributions des familles — par votre compte en banque personnel. Assurez-vous du concours de l’intendant de votre établissement, du responsable du Foyer Socio-Educatif, de l’Association des Parents d’Elèves, d’une association paramunicipale du secteur “Jeunesse & Sports” ou, au besoin, créez une association spécifique.

Petits travaux & autres astuces...

Vous voilà donc persuadés que l’avenir du voyage dont vous rêvez pour vos élèves réside dans le succès de la collecte de financements extérieurs. Tout le monde connaît la vente des petits pains à la récréation ou des aquarelles et autres chefs d’œuvre artisanaux, les kermesses de quartier avec leurs pêches miraculeuses et leurs tombolas, les braderies et foires aux jouets, les spectacles et autres goûters…

Mécénat & sponsoring

Mais rechercher — et trouver — des partenaires et des mécènes est une démarche d'une autre envergure. Elle est enrichissante, tant sur le plan pédagogique et relationnel que financier. Sur le plan pédagogique, vous étofferez votre projet et lui donnerez une dimension nouvelle qui franchira les murs de la classe. Indépendamment de votre voyage final, vous jetterez ainsi une passerelle entre le monde de l’école et celui de l’entreprise et contribuerez à préparer les enfants à leur entrée dans la vie active. A l’opposé, ce genre de partenariat responsabilise l’entreprise et développe son rôle social et civique. On devine aussi qu’une approche comme celle-là, si elle donne au voyage scolaire une dimension nouvelle, sans comparaison avec une simple sortie de détente, demande un travail considérable. La première étape consistera à monter un dossier d’information. Définissez et décrivez votre projet. Exposez vos motivations, les objectifs que vous voulez atteindre et les moyens à trouver pour y parvenir. C’est un langage que les chefs d’entreprise comprennent et apprécient. Soignez la présentation de votre dossier pour qu’il soit agréable à regarder et à manipuler. Véritable outil de communication, il sera votre premier “représentant” au sein de l’entreprise.

Votre démarche doit être aussi proche que possible des partenariats que les entreprises construisent entre elles…

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